1.      Електронні таблиці.
  2.      Microsoft Excel: інтерфейс, функціональні можливості.
  3.      Побудова таблиці засобами Excel.

 Електронні таблиці Багато обрахунків, пов’язаних з повсякденною діяльністю людини, природно та зручно виконувати в табличному вигляді. До таких обчислень відносяться, наприклад, бухгалтерські розрахунки, розрахунки обороту матеріалів та продукції на заводі, товарів на складі, різноманітні інженерні та статистичні обрахунки та т.д. у вигляді таблиць можливо оформлювати ділові документи: рахунки, накладні, відомості та інше. Взагалі представлення даних у вигляді прямокутних таблиць є надзвичайно зручним та звичним.

Для оперування з табличними даними призначенні сучасні програми, що називаються електронні таблиці.

Електронні таблиці — клас програм для роботи з даними, котрі сформовані в вигляді таблиці. Спочатку електронні таблиці дозволяли обробляти виключно двомірні таблиці, передусім з числовими даними, але потім з’явилися продукти, що крім цього мали можливістю з’єднувати кілька таблиць для спільної роботи і обробки, включати текстові, графічні і інші мультимедійні елементи. Інструментарій електронних таблиць включає потужні математичні функції, що дозволяють вести складні статистичні, фінансові та інші розрахунки.

Загальновизнаним родоначальником електронних таблиць як окремого класу програмного забезпечення є Ден Бриклін, який спільно з Бобом Френкстоном розробив легендарну програму VisiCalc в 1979 р. Цей табличний редактор для комп’ютера Apple II став «забійним застосунком», що перетворив персональний комп’ютер з екзотичної іграшки для технофілів в масовий інструмент для бізнесу.

Згодом на ринку з’явилися численні продукти цього класу — SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблиці AppleWorks і Gnumeric.

 

Microsoft Excel: інтерфейс, функціональні можливості  Для багатьох користувачів Microsoft Office Excel – одна з програм, до якої вони вже давно звикли. З роками Office Excel еволюціонувала від базового інструмента по роботі з електронними таблицями до повномасштабного бізнес-додатка, що дозволяє користувачам створювати, аналізувати, поєднувати і поширювати важливу інформацію, від якої залежить життєвий цикл ділових процесів.

Основні зміни в Office Excel 2007 полягають у додаванні функцій, що спрощують і розширють можливості користувачів по створенню, обробці й забезпеченню загального доступу до робочих книг. Говорячи більш конкретно, доповнення й удосконалення в Office Excel 2007 допомагають користувачам створювати більш якісні електронні таблиці за менший час, а також легше розуміти, візуально представляти й поширювати важливу інформацію серед інших користувачів, швидше й ефективніше виконувати аналіз даних, що важливо для оперативного прийняття ділових рішень.

За аналогією з іншими ключовими додатками Microsoft Office System, користувальницький інтерфейс покликаний підвищити ефективність роботи за допомогою командних вкладок, а також наборів команд і контекстних команд, пов’язаних з певними об’єктами в робочому аркуші. Розглянемо командні вкладки, що є присутнім в Office Excel 2007.

  • Вкладка Главная містить команди, необхідні для роботи з буфером обміну, вибору й зміни шрифтів, керування вирівнюванням вмісту клітин, вибору числових форматів, а також виправлення, сортування й пошуку.
  • Вкладка Вставка містить команди для додавання в робочі аркуші об’єктів, наприклад, таблиць, діаграм, ілюстрацій, посилань і різних текстових елементів, наприклад, назв стовпців або рядків.
  • Вкладка Разметка страницы містить все необхідне для настроювання робочого аркуша, включаючи вибір тим, параметрів структури сторінки, управлінням розмірами окремих об’єктів, вибір параметрів робочого аркуша й опції упорядкування елементів аркуша.
  • Вкладка Формулы містить майстра функцій, бібліотеку функцій, команди, необхідні для створення й обробки іменованих клітин, команди аудиту формул і параметри обчислення.
  • Вкладка Данные містить команди для одержання зовнішніх даних, керування зовнішніми з’єднаннями, сортування й фільтрації даних, усунення дублікатів, перевірки й консолідації даних, а також групування й розгруповування клітин.
  • Вкладка Рецензирование містить все необхідне для рецензування, коментування, поширення й захисту аркуша.
  • Вкладка Вид містить команди для вибору різних представлень робочої книги, приховування й відображення елементів робочого аркуша (сітки, лінійки, рядка формул і т.д.), збільшення або зменшення зображення, а також роботи з вікном робочого аркуша.

Нижче розташована рядок формул, де розміщені такі елементи:

  • Поле імені (вікно імен блоків).
  • Кнопка підтвердження дії.
  • Кнопка відміни дії.
  • Кнопка вставки функції.

Вільне місце рядка формул використовується  для введення і редагування формул, тексту, цифр.

Робоче поле Excel це пуста таблиця, яка складається з 16384 стовпчиків і 1 048 576 стрічок. Новому файлу Excel автоматично присвоюється ім’я  Книга 1 з розширенням .xlsх. Книга складається  з листів, яких може бути до 255.

Внизу робочого поля ми бачимо стрічку закладок або ярличків (Лист 1, Лист 2 …) За допомогою ярличків, можна переміщуватися по листам книги. Ці операції можна виконувати за допомогою миші або комбінацій клавіш Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDown.

Стрічки таблиці нумеруються цифрами, а стовпчики позначаються літерами латинського алфавіту. Кожна клітина Excel має ім’я, яке складається з імені стовбчика і номера стрічки, наприклад перша клітина має ім’я А1. Якщо потрібно звернутися до клітини А1 на листі 2, то записують Лист 2!А1. Одна з множини клітин є активною, вона виділяється рамкою – табличним курсором.

В кожній клітині таблиці може знаходитись число, текст, формула.

  • Числа – це цифрові дані. Число може бути ціле чи дробове будь-якого формату.
  • Текст  –  дані відмінні від числових, об’ємом до 32 Кбайт.
  • Логічні константи – типу ИСТИНА, ЛОЖЬ.
  • Формули – починаються символом  = і являють собою сукупність операндів, що є координатами клітинок, з’єднаних знаками математичних операцій і круглих дужок.
  • Дата/Час – в повному чи короткому форматі.

Друкування робочих аркушів потребує узгодження полів сторінок і включення всіх необхідних елементів; це може представляти деяку складність (і віднімати чимало часу) як для новачків, так і для досвідчених користувачів Office Excel. В Office Excel 2007 є нове подання Разметка страницы, що дозволяє бачити, як виглядає робочий аркуш, у будь-який момент роботи над ним. Щоб відобразити робочий аркуш у цьому поданні потрібно скористатись командою Разметка страницы командної вкладки Вид.

Подання Разметка страницы дозволяє уникнути роботи «навмання». Лінійки угорі й ліворуч від робочої області дозволяють розподіляти області вмісту на сторінці, також є всі можливості редагування, можна вносити зміни в дані, вибирати нові опції форматування, а також зберігати й виводити документ на друк.

Подання Разметка страницы також можна ввімкнути за допомогою ярлика режиму перегляду стрічки стану Office Excel 2007. Ліворуч повзунка масштабу розташовані ярлики трьох подань – Обычный, Разметка страницы, Страничный.

 

Побудова таблиці засобами Excel Введення і редагування даних в Excel В клітинах Excel  можуть розміщуватися числа, текст, логічні значення, функції. Для введення інформації в клітини робочого листа спочатку слід клітину, в яку вводяться дані, зробити активною – клацнути клітину, після чого в ній розміщується табличний курсор. Після цього можна або безпосередньо вводити дані з клавіатури (при цьому текстовий курсор знаходиться всередині клітини – такий режим називається редагуванням у клітинці), або клацнути лівою кнопкою миші в стрічці формул і після цього вводити дані (при цьому текстовий курсор знаходиться в стрічці формул над робочим листом – такий режим називається редагуванням у стрічці формул).

Введення тексту. За замовчуванням текст вирівнюється по лівому краю клітини, а числа – по правому. Можна змінити розташування тексту в клітині шляхом її форматування.

Якщо уведений в клітину текст займає місця більше, ніж ширина стовпця, то він відображається в сусідніх праворуч порожніх клітинах, якщо розташована праворуч клітина містить які-небудь дані, то буде видна тільки та частина тексту, що розмішена в межах ширини стовпця.

Введення чисел. За замовчуванням числа вирівнюються по правому краю клітини, однак при форматуванні число можна вирівняти по лівому краю або по центру. Числа, що вводяться в таблицю, можуть містити в собі цифри від 0 до 9, розділювач цілої і дробової чостини і спеціальні символи (наприклад, грошові вимірники, відсотки, і інші).

При введенні відємного числа перед ним ставиться знак мінус. Якщо кінець десяткового дробу не може бути відображений цілком в клітині, то він округляється з такою кількістю знаків, скільки міститься по ширині стовпця. Якщо ширина клітини недостатня для показу всіх цифр, число може відображатися  символами ######, що свідчать про те, що для відображення даних треба збільшити ширину клітини.

Уведення дати й часу. Дата й час можуть бути представлені в різних форматах. Щоб увести час із використанням 12-годинного формату, потрібно ввести після значення часу відділені пробілом букви AM або РМ, у випадку відсутності вказівок на 12-годинний формат час сприймається в 24 годинному форматі. Щоб увести дату й час доби в ту саму клітину, як роздільник дати й часу слід використати пробіл. З даними типу дата й час можна виконувати різні арифметичні й логічні операції.

Редагування даних. Редагувати вміст клітини можна декількома способами:

  1. виділити клітину і редагувати її в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце.
  2. двічі клацнути клітину мишею або виділити клітину і натиснути клавішу F2. У цьому випадку редагування даних можна робити безпосередньо в клітині.

Після завершення редагування клітини натискають клавішу Enter або кнопку Підтвердження дії  у рядку формул.

Команди редагування зосереджені в меню Правка: Отмена последней команды; Вырезать; Копировать; Вставить; Нати; Заменить. Але і специфічні команди.

  • в меню Правка є  команди: Заполнить (Вниз, Вверх, Вправо, Вліво) виконує  ту ж функцію, що і функція копіювання мишою в Excel (формул, цифр); Заполнить по листам дозволяє скопіювати виділені клітинки в інші листи робочої книги по тих самих адресах.   При цьому слід виділити потрібні листи, клацання з Shift – якщо листи суміжні і Ctrl – якщо листи не суміжні;
  • Правка/Очистить дає можливість видалити не тільки вміст клітини, але й формати та примітки. Щоб очистити вміст клітини, рядки або стовпці, потрібно їх виділити і натиснути клавішу Delete. Якщо виділити заповнену клітину і ввести в неї символи, то ці символи замінять дані, які перебували в клітині раніше; команда Правка/ Очистить/Все – очищає вміст, формати, примітки, тобто приводить клітину в початковий стан;
  • команди Удалить, Удалить лист,  Переместить/Скопировать використовуються для вказаних дій і особливого пояснення не потребують;
  • команда Специальная вставка служить для вставки в таблицю  об’єктів інших додатків.

Виділення даних. Виділення в Excel використовується перед виконанням таких операцій, як копіювання, переміщення, видалення, форматування. Можна виділити один або кілька діапазонів, рядків, стовпців, листів книги. Для виділення можна використовувати мишу, команди меню або клавіатуру.

Виділення відміняється при клацанні миші за межами виділення або при натисканні на клавіші управління курсором.

Виділення діапазону клітин. Діапазон клітин – це дві або більше клітин листа. Клітини діапазону можуть бути як суміжними, так і несуміжними.

Прямокутний діапазон суміжних клітин визначається адресами лівої верхньої та правої нижньої клітин, між якими як роздільник ставлять двокрапку (наприклад А1:Е1).

Діапазон суміжних клітин можна виділити такими способами:

  • ввести в поле Имя стрічки формул адресу лівої верхньої клітини (її називають клітиною прив’язки) і через двокрапку адресу правої нижньої клітини, і натиснути клавішу Enter;
  • мишею з натиснутою кнопкою, переміщаючи показчик від лівої верхньої клітини до правої нижньої. У процесі виділення в полі Имя Ім’я буде відображатися кількість рядків (R) і стовпців (С). Після відпускання кнопки миші, у полі Имя відобразиться адреса клітини прив’язки;
  • мишею, указавши першу клітину і, після натискання клавіші Shift, на останню;
  • з клавіатури, утримуючи натиснутою клавішу Shift і розширюючи клавішами управління курсором зону виділення.

Для виділення несуміжних клітин або несуміжного діапазону клітин необхідно виділити першу клітину або перший діапазон клітин, потім, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виділити інші клітини діапазону.

Адреса несуміжного діапазону клітин визначається як послідовність адрес його прямокутних піддіапазонів, відділених один від одного крапкою з комою, наприклад (Е8; С10:Е12).

Виділення рядків або стовпців. Для виділення всього рядка потрібно клацнути його заголовок, аналогічно виділяють стовпці таблиці (клацанням його заголовка). Для виділення групи рядків або стовпців клацають на першому і переміщують вказівку миші по їх заголовках, утримуючи натиснутою кнопку.

Виділення аркуша. Для виділення аркуша цілком натисніть кнопку на перетині імен стовпців і номерів стрічок, що розташована у лівому верхньому куті аркуша. З клавіатури аркуш можна виділити, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+A.

Питання для самостійної перевірки знань:

  1. Що таке електронна таблиця?
  2. Назовіть основні функціональні можливості редакторів ЕТ.
  3. З яких елеменів складається вікно редактора ЕТ Microsoft Excel?
  4. Для чого призначена стрічка формул Excel?
  5. Охарактеризуйте командні вкладки Microsoft Excel.
  6. Які дії можна виконати за допомогою меню Файл?
  7. Чому файли Excel називають книгами?
  8. Які данні може містити клітина ЕТ Excel?
  9. Опишіть порядок побудови електронної таблиці.